Hallitustyöskentely | Miten saada paras irti etänä ja kasvotusten?

Blogi on julkaistu Future Boardin blogissa 31.3.2022.

On selvää, että tuskin enää tullaan palaamaan vanhaan hallitusrytmiin, joka sisälsi vain fyysisiä kokouksia. Etäily haastaa – ja ilman etäajan erityispiirteiden tiedostamista onkin mahdoton saada parasta irti hallitustyöstä. Tähän tekstiin olen kerännyt viisi vinkkiä hallituskokouskäytäntöihin ajassa, jossa rytmitetään sopivasti kasvotusten tapahtuvia kokouksia ja etäkokouksia:

1. Puheenjohtajan rooli on ratkaiseva

Hyvä johtajuus etänä, hybridinä ja kasvotusten on hyvän puheenjohtajan ammattitaitoa. Ammattitaito näkyy niin kokouskalenterin, esityslistan ja kokoustavan (läsnäolo-/hybridi-/etä-/sähköpostikokous) suunnittelussa kuin itse kokouksen vetämisessä. Puheenjohtajan tehtävä on varmistaa, että hallitus tuottaa lisäarvoa ja hallitusjäsenten aikapanostus käytetään tarkoituksenmukaisella tavalla.

2. Suunnittele kokoukset hyvin

Tässä ajassa kokousten suunnittelun merkitys korostuu. On mietittävä, milloin päätetään ja milloin puolestaan laajennetaan ajattelua, milloin sparrataan ja milloin on paikka oppimiselle. Yksinkertaisten, hyvin valmisteltujen ja jo pureskeltujen asiakohtien sekä teknisten asioiden käsittely sujuu hyvin myös etänä, kun taas esimerkiksi paljon keskusteluja, aikaa ja yhdessä miettimistä vaativat kohdat, kuten strategiatyö, luonnistuu paremmin kasvotusten. Kokousagendat tulisikin rakentaa huomioiden molempien kokoustapojen erityispiirteet ja minoimoiden niiden haittapuolet. Hyvä valmistautuminen, tiedostetut tehtävät ja roolit sekä selkeät prosessit ja työtavat ruokkivat luottamusta.

3. Ota etäkokoukset haltuun

Etäkokoukset voivat olla tuloksellisia, ja ihmiset voivat osallistua niihin mielellään. Hyvän suunnittelun lisäksi etäkokousten haltuunotto ei ole vain Teamsin perushallintaa, vaan on hyvä osata hyödyntää tilanteen mukaan esimerkiksi virtuaaliympäristön fläppipapereita. Puheenjohtajan tehtävänä on ammentaa viisaus porukasta ja kasvattaa luottamusta hyvällä fasilitoinnilla, joka mahdollistaa yhteistyötä, jakamista ja arvostavaa vuorovaikutusta. Etäkokoukset otetaan haltuun myös luomalla yhteiset pelisäännöt kokouksiin.

4. Haasta aiemmat toimintatavat

Puheenjohtaja joutuu miettimään, mistä lähtökohdista hän ajattelee: palvelevatko käytännöt parhaalla mahdollisella tavalla asioiden eteenpäinviemistä vai ohjaako esimerkiksi kokoustavan valintaa enemmän omat mieltymykset ja uskomukset. Haasteena on haastaa oma ajattelu ja tunnistaa omat ajattelu- ja päätöksentekomallit ja toimintatavat tässäkin asiassa.

5. Janoa jatkuvaa parantamista

Puheenjohtajan keskeisiä kysymyksiä ovat hallitustyön ja työtapojen jatkuva parantaminen. Mihin käytetään aikaa; mitkä asiat ovat agendalla? Kuinka parantaa etäkokoustyöskentelyä ja työskentelyn laatua? Millainen on toimiva vaihtelu ja rytmi etäkokousten ja fyysisten kokousten välillä? Parantamisessa palautteenkeruu on avainasemassa. Risto Siilasmaa kertoi Boardmanin Boardtalk-podcastissa, kuinka he ovat keränneet palautetta asioiden käsittelyn sujumisesta jopa etäkokouksen asiakohdittain – ja pyrkineet näin etäkokouskäytäntöjen jatkuvaan kehittämiseen.

Asiasanat: hallitustyöskentely, uuden ajan hallitustyö, etäajan hallitustyö, etäajan kokouskäytännöt, päätöksenteko, hallituksen arviointi, hallitusarviointi, hallitusarvioinnit, hallituksen työn arviointi, puheenjohtajan rooli, etäkokoukset, hallitustyön kehittäminen, hallitustyön uudistaminen